Alors que la transformation numérique continue de « remodeler » des entreprises plus ou moins sûres de leur fait, le besoin de sécuriser ses processus documentaires (et de les rendre également plus efficaces) se fait de plus en plus pressant. C’est dans ce contexte que la signature électronique s’est imposée comme une solution clé, capable de rationaliser ces processus et d’augmenter la productivité. Une adoption qui s’est considérablement accélérée ces dernières années, sans aucun signe de ralentissement. Mais si les avantages de la signature électronique sont évidents, l’expérience utilisateur peut faire toute la différence dans leur adoption et leur succès…d’un côté comme de l’autre. Dans cet article, nous allons donc nous pencher sur l’importance de l’expérience utilisateur au cœur des solutions de signature électronique.
L’accélération de la signature électronique dans les entreprises
Qu’il s’agisse de contrats de vente, de bons de commande, de formulaires RH ou de documents de conformité, la signature électronique est devenue une solution de choix pour une validation rapide et sécurisée des documents d’entreprises.
Selon une étude Universign de 2021, 26 % des entreprises auraient adopté une solution de signature électronique entre 2020 et 2021, année « noire » de la crise sanitaire. Une progression qui semble se poursuivre et qui amènent des éditeurs spécialisés tels que PandaDoc, DocuSign ou YouSign à diversifier leur gamme de solutions pour répondre à tous types d’entreprises et d’organisations.
Différents processus concernés par la signature électronique en entreprise
La signature électronique est aujourd’hui utilisée dans toute une série de processus d’entreprise, qu’ils soient commerciaux, administratifs ou liés aux ressources humaines. Au niveau commercial, la signature électronique est utilisée pour optimiser et sécuriser les processus de vente (propositions, contrats, factures, etc.). Dans les processus administratifs, elles peuvent être utilisées pour les approbations, les autorisations ou les documents de conformité. Sur la partie RH, la signature électronique est également utilisée pour l’intégration (contrats, chartes, etc.), les accords avec les employés ou encore les documents relatifs aux avantages sociaux.
La signature électronique est donc devenue, pour les organisations, un outil très précieux pour garantir l’efficacité et la sécurité des processus stratégiques.
Mais, un ingrédient peut faire toute la différence dans leur succès ou leur échec (comme pour la plupart des technologies par ailleurs) : l’expérience utilisateur de la solution choisie.
L’importance de l’expérience utilisateur dans la technologie de la signature électronique
Comme pour toute technologie, l’efficacité d’une solution de signature électronique dépend de l’expérience utilisateur. Si la prise en main est compliquée, trop chronophage, les utilisateurs risquent de l’abandonner complétement. Car une technologie a beau être performante, les utilisateurs sont souvent réfractaires à son adoption dès lors qu’elle bouleverse leurs habitudes. On ne saurait donc trop insister sur l’importance d’une expérience utilisateur fluide et intuitive.
Pour garantir une expérience optimale, une solution de signature électronique doit donc être conçue en tenant compte prioritairement de l’utilisateur. Cela signifie qu’il faut prendre en compte le parcours de l’utilisateur du début à la fin, identifier les pain points et les domaines dans lesquels le processus peut être simplifié, et fournir des instructions claires et concises à chaque étape.
4 bonnes pratiques à respecter pour la mise en œuvre d’une solution de signature électronique
Vous souhaitez mettre en place une solution de signature électronique dans votre entreprise ? Très bonne idée 😉 ! Voici quelques bonnes pratiques pour que l’expérience des signataires soit réussie comme l’explique LegalySpace pour sa solution e-signature :
1. Choisissez une solution qui répond à vos besoins
Les solutions de signature électronique se présentent sous différentes formes et tailles, chacune avec son propre ensemble de fonctions et de possibilités. Avant de choisir une solution, il est important d’identifier les besoins de votre entreprise et de sélectionner une solution qui y réponde. Vous devez notamment tenir compte des types de documents que vous devez signer, du nombre d’utilisateurs qui devront y avoir accès et du niveau de sécurité requis.
2. Simplifier le processus de signature
Pour garantir une expérience utilisateur fluide et intuitive, il est important de simplifier autant que possible le processus de signature. Il s’agit notamment de réduire le nombre d’étapes nécessaires à la signature d’un document, de fournir des instructions claires et concises et d’utiliser une interface conviviale.
3. Assurer la sécurité et la conformité
La solution choisir doit être sécurisée et conforme aux normes et réglementations du secteur (à vous de bien vous renseigner). Cela inclut le cryptage et l’authentification pour garantir l’intégrité du document et vérifier l’identité du signataire.
4. Fournir une assistance et une formation
Même les solutions de signature électronique les plus « conviviales », simples de prime abord, peuvent nécessiter un certain niveau d’assistance et de formation. La mise à disposition de supports susceptibles d’aider les utilisateurs est donc la bienvenue (tutoriels, webinaires, assistance, etc.).
En résumé, si la signature électronique est devenue un outil incontournable pour les entreprises souhaitant optimiser leurs processus documentaires et à accroître leur productivité, il faut accorder une attention toute particulière à l’expérience utilisateur proposée. Comme pour toute transformation numérique ou innovation technologie, aussi performante soit-elle, la facilité de prise en main peut faire toute la différence dans l’adoption et le succès de l’outil.
